Un preventivo inviato da un indirizzo generico e uno inviato da nome@tuaazienda.it possono contenere le stesse parole, ma non fanno la stessa impressione. L'email aziendale è uno dei dettagli che i clienti notano senza accorgersene.
Perché conta
- Fiducia: un indirizzo con il nome dell'azienda conferma che chi scrive lavora davvero lì. È un segnale di serietà, soprattutto con clienti nuovi.
- Coerenza: sito, biglietti da visita, firma e preventivi parlano con la stessa voce. Ogni email ricorda il nome del tuo sito.
- Controllo: le caselle appartengono all'azienda, non alle persone. Se un collaboratore cambia lavoro, la casella e la sua storia restano a te.
- Ordine: puoi creare indirizzi per funzione, come info, amministrazione, ordini, invece di far girare tutto su una casella personale.
Un errore frequente
Mi capita di incontrare aziende in cui il dominio è stato registrato anni fa da un ex collaboratore, da un parente o da un fornitore che non c'è più. Finché funziona nessuno ci pensa; quando qualcosa va storto, recuperarlo può diventare complicato. Verifica a chi è intestato il tuo dominio e chi ha le credenziali di accesso.
Le domande da farsi
- Da quali indirizzi scrivete oggi a clienti e fornitori?
- Il dominio è intestato all'azienda? Sai quando scade?
- Quante caselle vi servono davvero, e per chi?
- Le caselle sono piene? Archiviate molti allegati, come disegni tecnici o foto?
- Vi serve una PEC per le comunicazioni con valore legale?
- Se cambiate fornitore, sapete come spostare posta e dominio senza perdere messaggi?
Qualche accorgimento pratico
Usa indirizzi semplici da dettare al telefono. Crea una firma uguale per tutti, con nome, ruolo, telefono e sito. Scegli la dimensione delle caselle in base all'uso reale: chi riceve molti allegati ha bisogno di più spazio. E se hai più marchi o prodotti, valuta domini aggiuntivi che rimandano al sito principale.
Infine, non sottovalutare la sicurezza: password diverse per ogni casella, accessi annotati in un luogo sicuro e intestati all'azienda, attenzione ai messaggi che chiedono di inserire le credenziali. Una casella aziendale ben gestita è anche una casella più protetta, e se qualcosa va storto sai a chi rivolgerti.
Se stai ripensando tutto il sito, può esserti utile anche sito web: aggiornarlo o rifarlo?.
Il mio consiglio
Dominio ed email sono le fondamenta: vale la pena sistemarli una volta per tutte, con le caselle giuste e qualcuno che segua scadenze e configurazioni. Nella pagina domini, email e PEC trovi cosa posso attivare con i team di Pagine Sì!, compresa l'assistenza per il passaggio da un altro provider.